Politique de confidentialité de MailStratégie France

La présente politique de confidentialité a pour objet d’informer les personnes concernées sur la manière dont MailStratégie France collecte, utilise, conserve, partage et protège les données à caractère personnel dans le cadre de ses activités d’email-marketing, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée dite « Informatique et Libertés », ainsi qu’à toute réglementation applicable en France.

1. Introduction et informations sur la société

Le responsable du traitement est :

• MailStratégie France
• Adresse : 12 Rue de la République, 69002 Lyon, France
• E-mail : [email protected]
• Téléphone : +33 4 72 84 59 16

MailStratégie France exerce une activité d’email-marketing, incluant notamment la gestion de campagnes d’e-mails, la segmentation d’audiences, l’analyse de performance des campagnes, la gestion des abonnements et désabonnements, ainsi que les opérations de prospection et de communication commerciale, dans le respect des règles applicables en matière de protection des données et de prospection électronique.

2. Collecte et traitement des données

Dans le cadre de ses activités, MailStratégie France peut collecter et traiter les catégories de données personnelles suivantes :

• Identité : nom, prénom, civilité ;
• Coordonnées : adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale professionnelle ou personnelle selon le contexte ;
• Données professionnelles : entreprise, fonction, secteur d’activité, site internet ;
• Données de relation commerciale : historique des échanges, demandes d’information, préférences de communication, statut d’abonnement ;
• Données techniques et de navigation : adresse IP, identifiants de connexion, logs, ouverture des e-mails, clics, type d’appareil, navigateur, système d’exploitation, horodatage ;
• Données de consentement et de preuve : date, heure et mode de collecte du consentement, preuve d’inscription, preuve de désinscription ;
• Toute autre donnée communiquée volontairement par la personne concernée dans le cadre d’une demande ou d’un échange.

Les données sont collectées directement auprès des personnes concernées, ou indirectement via des partenaires, prestataires, bases de données autorisées, formulaires d’inscription, événements professionnels, ou sources publiques lorsque cela est permis par la réglementation applicable.

MailStratégie France veille à ne collecter que les données strictement nécessaires aux finalités poursuivies.

3. Finalités du traitement

Les données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes :

• Gérer les abonnements aux communications et newsletters ;
• Envoyer des campagnes d’email-marketing, des offres commerciales et des contenus personnalisés ;
• Segmenter les audiences et adapter les messages selon les centres d’intérêt ou le profil professionnel ;
• Mesurer l’efficacité des campagnes, notamment les taux d’ouverture, de clic et de conversion ;
• Gérer les demandes de contact, d’information, de désinscription ou d’exercice des droits ;
• Assurer la gestion de la relation commerciale et le suivi des prospects et clients ;
• Prévenir la fraude, assurer la sécurité des systèmes et la traçabilité des opérations ;
• Respecter les obligations légales, réglementaires et comptables applicables.

4. Bases légales du traitement

Selon les cas, les traitements mis en œuvre par MailStratégie France reposent sur l’une des bases légales suivantes :

• Le consentement : notamment pour l’envoi de communications électroniques à des personnes physiques lorsque celui-ci est requis par la réglementation, ou pour certaines opérations de personnalisation et de suivi ;
• L’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles : lorsque le traitement est nécessaire à la gestion d’une relation contractuelle ou à la fourniture d’un service demandé ;
• L’intérêt légitime : notamment pour la prospection auprès de professionnels, la sécurisation des services, la prévention de la fraude, l’amélioration des campagnes et la gestion de la relation commerciale, sous réserve du respect des droits et intérêts des personnes concernées ;
• Le respect d’une obligation légale : notamment en matière de conservation de certaines données, de réponse aux demandes des autorités compétentes, ou de gestion des preuves de consentement et de désinscription.

5. Communication des données et tiers

Les données personnelles peuvent être communiquées, dans la stricte limite de ce qui est nécessaire, aux catégories de destinataires suivantes :

• Les équipes internes habilitées de MailStratégie France ;
• Les prestataires techniques et sous-traitants intervenant pour l’hébergement, l’envoi d’e-mails, l’analyse statistique, la maintenance, la sécurité ou le support ;
• Les prestataires de CRM, d’automatisation marketing, de gestion de consentement et de désinscription ;
• Les partenaires commerciaux, uniquement lorsque cela est autorisé par la réglementation et, le cas échéant, avec le consentement requis ;
• Les autorités administratives, judiciaires ou réglementaires lorsque la loi l’exige.

MailStratégie France s’assure que ses sous-traitants présentent des garanties suffisantes en matière de protection des données et qu’ils agissent sur instruction documentée, dans le cadre de contrats conformes au RGPD.

6. Transfert de données vers des pays tiers

Dans le cadre de l’utilisation de certains outils ou prestataires techniques, des données personnelles peuvent être transférées hors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen.

Dans un tel cas, MailStratégie France veille à ce que le transfert soit encadré conformément aux exigences du RGPD, notamment par :

• une décision d’adéquation de la Commission européenne, lorsque le pays de destination bénéficie d’un niveau de protection adéquat ;
• des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ;
• toute autre garantie appropriée prévue par la réglementation applicable.

Lorsque cela est requis, des informations complémentaires sur ces transferts peuvent être fournies sur demande.

7. Durée de conservation

MailStratégie France conserve les données personnelles pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, sous réserve des obligations légales de conservation.

• Données de prospection et de communication marketing : conservées pendant une durée proportionnée à la relation avec la personne concernée, puis archivées ou supprimées selon les obligations applicables ;
• Données liées au consentement et à la désinscription : conservées pendant la durée nécessaire à la preuve du respect des obligations légales et à la gestion des oppositions ;
• Données contractuelles et commerciales : conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis pendant les durées de prescription légale applicables ;
• Logs techniques et données de sécurité : conservés pour une durée limitée, proportionnée aux besoins de sécurité, de détection d’incidents et de preuve.

À l’issue des durées applicables, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées de manière sécurisée.

8. Droits des personnes concernées

Conformément à la réglementation applicable, toute personne concernée dispose des droits suivants :

• Droit d’accès : obtenir la confirmation que des données sont traitées et en recevoir une copie ;
• Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes ;
• Droit à l’effacement : demander la suppression de certaines données, dans les limites prévues par la loi ;
• Droit à la limitation du traitement : demander la suspension temporaire de certains traitements dans les cas prévus par le RGPD ;
• Droit à la portabilité : recevoir les données fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, lorsque ce droit est applicable ;
• Droit d’opposition : s’opposer à certains traitements fondés sur l’intérêt légitime, ainsi qu’à tout moment à la prospection commerciale ;
• Droit de définir des directives post-mortem : organiser le sort de ses données après son décès, conformément au droit français.

Pour exercer ces droits, la personne concernée peut contacter MailStratégie France aux coordonnées indiquées ci-dessous. Une preuve d’identité pourra être demandée en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur.

9. Retrait du consentement

Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Le retrait du consentement peut notamment être exercé :

• via le lien de désinscription présent dans les e-mails marketing ;
• par e-mail à l’adresse [email protected] ;
• par téléphone au +33 4 72 84 59 16 ;
• par courrier à l’adresse postale de MailStratégie France.

Le retrait du consentement peut entraîner l’arrêt de certaines communications ou fonctionnalités concernées.

10. Droit d’introduire une réclamation

Si une personne estime que ses droits ne sont pas respectés ou que le traitement de ses données personnelles n’est pas conforme à la réglementation applicable, elle dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en France :

Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)
3 Place de Fontenoy - TSA 80715
75334 Paris Cedex 07
Site web : www.cnil.fr

Il est recommandé de contacter préalablement MailStratégie France afin de permettre un traitement rapide et amiable de la demande.

11. Sécurité des données

MailStratégie France met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, notamment :

• contrôle des accès et gestion des habilitations ;
• chiffrement ou pseudonymisation lorsque cela est pertinent ;
• journalisation des accès et des opérations sensibles ;
• mesures de sauvegarde et de continuité d’activité ;
• procédures de gestion des incidents et violations de données ;
• sensibilisation du personnel à la protection des données personnelles.

Malgré ces mesures, aucun système n’étant totalement invulnérable, MailStratégie France ne peut garantir une sécurité absolue. En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, les obligations légales de notification et, le cas échéant, d’information seront respectées.

12. Coordonnées de contact

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité, à l’exercice des droits ou au traitement des données personnelles, vous pouvez contacter :

• MailStratégie France
• Adresse : 12 Rue de la République, 69002 Lyon, France
• E-mail : [email protected]
• Téléphone : +33 4 72 84 59 16

13. Modifications de la politique de confidentialité

MailStratégie France peut modifier la présente politique de confidentialité à tout moment afin de tenir compte de l’évolution de ses activités, de ses outils, de la réglementation applicable ou des recommandations des autorités compétentes.

En cas de modification substantielle, une information appropriée pourra être communiquée aux personnes concernées par tout moyen utile. La version en vigueur est celle publiée ou mise à disposition à la date de consultation.